۷ اشتباه آموزشگاه‌ها هنگام راه‌اندازی کلاس آنلاین

راه‌اندازی کلاس آنلاین در نگاه اول ساده به نظر می‌رسد؛ انتخاب یک پلتفرم، ساخت کلاس و ارسال لینک برای زبان‌آموزان. اما زمانی که قرار است چندین مدرس و تعداد زیادی زبان‌آموز به‌صورت منظم از این بستر استفاده کنند، انتخاب‌های اولیه اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند.

بعضی آموزشگاه‌ها بعد از شروع کلاس‌های آنلاین متوجه می‌شوند ظرفیت سرویس با تعداد کاربرانشان هماهنگ نیست، فایل‌های آموزشی و تکالیف در چند محیط مختلف پراکنده شده‌اند یا برای توسعه تعداد کلاس‌ها باید بخش زیادی از زیرساخت را دوباره تغییر دهند.

بسیاری از این مشکلات را می‌توان با تصمیم‌گیری درست قبل از راه‌اندازی برطرف کرد. در ادامه، ۷ اشتباه رایج آموزشگاه‌ها هنگام راه‌اندازی کلاس آنلاین را بررسی می‌کنیم و می‌بینیم چطور می‌توان از آن‌ها جلوگیری کرد.

۱. انتخاب سرویس فقط بر اساس قیمت

هزینه طبیعتا یکی از معیارهای مهم برای هر آموزشگاه است، اما انتخاب سرویس صرفا بر اساس پایین‌ترین قیمت می‌تواند در ادامه هزینه بیشتری ایجاد کند.

دو سرویس کلاس آنلاین ممکن است از نظر ظاهری امکانات مشابهی داشته باشند، اما تفاوت اصلی زمانی مشخص می‌شود که چند کلاس به‌صورت هم‌زمان برگزار شوند. منابع سرور، ظرفیت کاربران هم‌زمان، فضای ذخیره‌سازی، امکان ضبط جلسات و کیفیت پشتیبانی از مواردی هستند که باید در کنار قیمت بررسی شوند.

از طرف دیگر، انتخاب گران‌ترین سرویس هم الزاما تصمیم بهتری نیست. آموزشگاهی با چند کلاس محدود نیازی ندارد هزینه زیرساختی را پرداخت کند که بخش زیادی از ظرفیت آن بدون استفاده باقی می‌ماند.

۲. اشتباه گرفتن تعداد زبان‌آموزان با کاربران هم‌زمان

یکی از مهم‌ترین اعداد هنگام انتخاب سرویس کلاس آنلاین، تعداد کاربران هم‌زمان است.

فرض کنید یک آموزشگاه ۵۰۰ زبان‌آموز فعال دارد. این موضوع به این معنی نیست که حتما به سرویس ۵۰۰ کاربر هم‌زمان نیاز دارد.

اگر در شلوغ‌ترین ساعت، چهار کلاس ۲۰ نفره به‌صورت هم‌زمان برگزار شوند، حدود ۸۰ زبان‌آموز به همراه مدرس‌ها در همان زمان از سیستم استفاده می‌کنند.

بنابراین برای انتخاب ظرفیت مناسب باید به برنامه کلاس‌ها نگاه کرد، نه فقط تعداد کل زبان‌آموزان.

قبل از تهیه سرویس بهتر است مشخص کنید:

در شلوغ‌ترین ساعت روز، چند کلاس به‌صورت هم‌زمان برگزار می‌شود و مجموع شرکت‌کنندگان آن‌ها چند نفر است؟

پاسخ همین سؤال می‌تواند جلوی انتخاب ظرفیت بسیار کمتر یا بسیار بیشتر از نیاز واقعی را بگیرد.

۳. تمرکز روی برگزاری کلاس و فراموش کردن مدیریت آموزش

یک کلاس آنلاین خوب فقط بخشی از فرایند آموزش است.

زبان‌آموز قبل و بعد از جلسه هم با آموزشگاه در ارتباط است؛ فایل آموزشی دریافت می‌کند، تمرین انجام می‌دهد، تکلیف تحویل می‌دهد، در آزمون شرکت می‌کند و ممکن است بخواهد به محتوای جلسات قبل برگردد.

اگر کلاس آنلاین در یک پلتفرم برگزار شود، فایل‌ها در پیام‌رسان قرار بگیرند، تکالیف از مسیر دیگری دریافت شوند و نمرات هم در فایل جداگانه‌ای نگهداری شوند، با افزایش تعداد دوره‌ها مدیریت این ساختار دشوارتر می‌شود.

اینجاست که تفاوت پلتفرم کلاس آنلاین و سیستم مدیریت یادگیری (LMS) مشخص می‌شود.اگر می‌خواهید تفاوت LMS با نرم‌افزاری مثل Moodle را بهتر بشناسید، در مقاله «تفاوت Moodle و LMS چیست؟» این موضوع را به‌صورت کامل بررسی کرده‌ایم.

پلتفرم کلاس آنلاین برای جلسه زنده استفاده می‌شود، در حالی که LMS محیطی برای مدیریت دوره‌ها، کاربران، محتوا، تکالیف، آزمون‌ها و فعالیت‌های آموزشی فراهم می‌کند.

برای آموزشگاهی که به هر دو بخش نیاز دارد، می‌توان Moodle را برای مدیریت آموزش و BigBlueButton را برای برگزاری کلاس‌های آنلاین در کنار یکدیگر استفاده کرد.در مقاله «اتصال Moodle به BigBlueButton» نحوه قرار گرفتن مدیریت دوره و کلاس آنلاین در یک ساختار یکپارچه را بیشتر توضیح داده‌ایم.

۴. پراکنده کردن کلاس، فایل، تکلیف و آزمون بین چند ابزار

استفاده از ابزارهای مختلف همیشه بد نیست؛ مشکل زمانی ایجاد می‌شود که زبان‌آموز برای انجام هر کار مجبور باشد به یک محیط متفاوت مراجعه کند.

تصور کنید برای ورود به کلاس باید لینک ارسال‌شده در پیام‌رسان را پیدا کند، فایل جلسه را از یک گروه دانلود کند، تکلیف را برای مدرس بفرستد و برای آزمون وارد سامانه دیگری شود.

برای چند کلاس شاید بتوان چنین ساختاری را مدیریت کرد، اما با افزایش تعداد دوره‌ها، هم کار آموزشگاه بیشتر می‌شود و هم احتمال سردرگمی کاربران بالا می‌رود.

یک ساختار یکپارچه می‌تواند مسیر مشخص‌تری ایجاد کند:

زبان‌آموز وارد حساب کاربری خودش می‌شود، دوره را انتخاب می‌کند و از همان محیط به محتوای آموزشی، تکلیف، آزمون و در صورت یکپارچه‌سازی، کلاس آنلاین دسترسی دارد.

این موضوع فقط مسئله راحتی نیست؛ محیط آموزشی آنلاین بخشی از تجربه‌ای است که زبان‌آموز از آموزشگاه دریافت می‌کند.

۵. نادیده گرفتن تجربه مدرس و زبان‌آموز

گاهی هنگام انتخاب سامانه، تمام توجه روی مشخصات فنی سرور و فهرست امکانات قرار می‌گیرد، در حالی که کاربران نهایی قرار است هر روز با این سیستم کار کنند.

اگر ورود به کلاس پیچیده باشد، زبان‌آموز نتواند به‌راحتی دوره خودش را پیدا کند یا مدرس برای مدیریت هر جلسه مجبور باشد چند مرحله اضافی انجام دهد، داشتن امکانات بیشتر لزوما تجربه بهتری ایجاد نمی‌کند.

بهتر است قبل از راه‌اندازی نهایی، مسیر استفاده از دید زبان‌آموز بررسی شود:

بعد از ورود چه چیزی می‌بیند؟

چطور دوره خودش را پیدا می‌کند؟

از کجا وارد کلاس می‌شود؟

فایل‌های آموزشی کجا قرار دارند؟

اگر تکلیفی داشته باشد، چطور آن را ارسال می‌کند؟

همین بررسی ساده می‌تواند بسیاری از مشکلاتی را که بعداً به تماس‌های پشتیبانی تبدیل می‌شوند، از ابتدا مشخص کند.

ظاهر سامانه هم بی‌اهمیت نیست. محیطی منظم که با نام و هویت آموزشگاه ارائه شود، نسبت به مجموعه‌ای از لینک‌ها و ابزارهای جداگانه تجربه حرفه‌ای‌تری ایجاد می‌کند.

۶. نادیده گرفتن ضبط کلاس و فضای ذخیره‌سازی

یکی از قابلیت‌هایی که ممکن است هنگام خرید سرویس کم‌اهمیت به نظر برسد، ضبط جلسات است.

همه آموزشگاه‌ها به ضبط کلاس نیاز ندارند، اما اگر قرار است جلسات برای مشاهده مجدد در اختیار زبان‌آموزان قرار بگیرند، باید از ابتدا به فضای ذخیره‌سازی آن‌ها فکر کرد.

فرض کنید چند مدرس در طول هفته کلاس برگزار می‌کنند و بیشتر جلسات نیز ضبط می‌شوند. بعد از چند ماه، حجم فایل‌های ضبط‌شده می‌تواند قابل توجه باشد.

در این شرایط چند سؤال مهم مطرح می‌شود:

جلسات تا چه مدت باید نگهداری شوند؟ آیا همه کلاس‌ها باید ضبط شوند؟ چه کسانی به فایل ضبط‌شده دسترسی دارند؟ بعد از پایان دوره چه اتفاقی برای جلسات قدیمی می‌افتد؟

داشتن یک سیاست مشخص برای ضبط و نگهداری جلسات، هم مدیریت فضای سرور را ساده‌تر می‌کند و هم از انباشته شدن فایل‌هایی که دیگر استفاده نمی‌شوند جلوگیری می‌کند.

۷. انتخاب سیستمی که برای رشد آموزشگاه آماده نیست

نیاز امروز آموزشگاه مهم است، اما نباید تنها معیار انتخاب باشد.

ممکن است امروز فقط پنج کلاس آنلاین داشته باشید، اما چند ماه بعد تعداد دوره‌ها بیشتر شود، مدرس‌های جدید اضافه شوند یا بخواهید بخشی از دوره‌های حضوری را هم به شکل آنلاین یا ترکیبی ارائه کنید.

اگر زیرساخت از ابتدا امکان توسعه نداشته باشد، رشد آموزشگاه می‌تواند به معنی تغییر کامل سیستم باشد.

در مقابل، خرید زیرساخت بسیار بزرگ فقط به دلیل احتمال رشد در آینده هم منطقی نیست.

راه بهتر این است که سامانه متناسب با نیاز فعلی راه‌اندازی شود، اما امکان افزایش ظرفیت در آینده وجود داشته باشد.

برای مثال، اگر تعداد کاربران هم‌زمان افزایش پیدا کرد، باید بتوان منابع موردنیاز کلاس آنلاین را متناسب با آن توسعه داد. اگر دوره‌های بیشتری اضافه شدند، ساختار LMS نیز باید امکان مدیریت آن‌ها را داشته باشد.

این رویکرد کمک می‌کند آموزشگاه هزینه امروز را بر اساس نیاز واقعی پرداخت کند، بدون اینکه مسیر توسعه آینده بسته شود.

قبل از راه‌اندازی کلاس آنلاین چه چیزهایی را مشخص کنیم؟

قبل از انتخاب سرویس، لازم نیست وارد جزئیات فنی سرور شوید. مشخص کردن چند مورد درباره نحوه فعالیت آموزشگاه برای شروع کافی است.

تعداد کل زبان‌آموزان، تعداد کلاس‌های هم‌زمان در ساعات شلوغ، میانگین افراد هر کلاس، نیاز یا عدم نیاز به ضبط جلسات، حجم محتوای آموزشی و نیاز به امکاناتی مثل آزمون و تکلیف را مشخص کنید.

بعد از این مرحله راحت‌تر می‌توان تشخیص داد که آموزشگاه فقط به یک سرویس کلاس آنلاین نیاز دارد یا بهتر است یک LMS نیز در کنار آن قرار بگیرد.

برای آموزشگاه‌های زبان چه امکاناتی اهمیت بیشتری دارد؟

نوع آموزش هم در انتخاب سامانه تأثیر دارد.

برای مثال در یک آموزشگاه زبان، کیفیت ارتباط صوتی اهمیت زیادی دارد و قابلیت‌هایی مثل اتاق‌های گروهی می‌توانند برای تمرین مکالمه کاربردی باشند. مدرس می‌تواند زبان‌آموزان را به گروه‌های کوچک‌تر تقسیم کند تا برای مدت مشخصی Speaking تمرین کنند و سپس آن‌ها را به کلاس اصلی برگرداند.

از طرف دیگر، آموزشگاه ممکن است بخواهد فایل‌های Listening، تمرین‌ها، آزمون‌ها و تکالیف هر دوره نیز در اختیار زبان‌آموز قرار بگیرد.

در چنین شرایطی، نگاه کردن به کلاس آنلاین به‌عنوان یک بخش از کل فرایند آموزش انتخاب دقیق‌تری نسبت به تمرکز صرف بر نرم‌افزار جلسه خواهد بود.

راه‌اندازی کلاس آنلاین با زیرساخت مناسب

بخش زیادی از مشکلات کلاس آنلاین زمانی ایجاد می‌شود که سرویس بدون بررسی نحوه استفاده مجموعه انتخاب شده باشد.

یک آموزشگاه ممکن است فقط به محیط برگزاری کلاس نیاز داشته باشد، در حالی که مجموعه دیگری علاوه بر کلاس آنلاین به مدیریت دوره‌ها، کاربران، آزمون‌ها و تکالیف هم نیاز دارد.

در GoldLMS می‌توانید سرویس‌ها و پلن‌های آموزش آنلاین را بررسی کنید و متناسب با تعداد کاربران، کلاس‌های هم‌زمان و نیازهای مجموعه، گزینه مناسب‌تری را انتخاب کنید. در صورت نیاز نیز می‌توان Moodle و BigBlueButton را در کنار یکدیگر برای مدیریت آموزش و برگزاری کلاس آنلاین استفاده کرد.

بهتر است قبل از انتخاب پلن، تعداد کلاس‌های هم‌زمان و امکانات موردنیاز مشخص شوند تا سرویسی انتخاب شود که نه کمتر از نیاز مجموعه باشد و نه هزینه اضافه برای منابع بلااستفاده ایجاد کند.

جمع‌بندی

بسیاری از مشکلات کلاس آنلاین از خود پلتفرم شروع نمی‌شوند؛ بلکه نتیجه انتخاب زیرساخت بدون شناخت دقیق نیاز آموزشگاه هستند.

انتخاب صرفا بر اساس قیمت، اشتباه گرفتن تعداد کل زبان‌آموزان با کاربران هم‌زمان، پراکندگی ابزارها، نادیده گرفتن تجربه کاربران، بی‌توجهی به فضای ضبط جلسات و در نظر نگرفتن رشد آینده، از اشتباهاتی هستند که ممکن است بعد از شروع کار خودشان را نشان دهند.

قبل از راه‌اندازی کلاس آنلاین برای آموزشگاه بهتر است ابتدا مشخص شود چند نفر به‌صورت هم‌زمان از سیستم استفاده می‌کنند، چه فعالیت‌هایی قرار است آنلاین انجام شوند و آموزشگاه در آینده چه برنامه‌ای برای توسعه دوره‌ها دارد.

وقتی این موارد از ابتدا مشخص باشند، انتخاب سرویس هم دقیق‌تر می‌شود و آموزشگاه می‌تواند به‌جای تغییر مداوم ابزارها، روی کیفیت برگزاری دوره‌ها و تجربه بهتر زبان‌آموزان تمرکز کند.